Mobilní regály: Konec přeplněným archivům

Když se archiv zaplní, první myšlenka bývá jednoduchá: potřebujeme větší místnost. Ve skutečnosti ale problém nemusí být v množství dokumentů, ale ve způsobu, jakým je skladujete a jak využíváte prostor mezi regály. Mobilní regály fungují jinak. Regálové řady se pohybují po kolejnicích a uličku vytvoříte pouze tam, kde ji právě potřebujete. Pro úřady, nemocnice, účetní firmy, advokátní kanceláře nebo jiné organizace s velkým objemem dokumentace jde o ideální řešení.

Co jsou mobilní regály a jak fungují?

Mobilní regály tvoří policové sestavy umístěné na pohyblivých podvozcích. Ty se přesouvají po kolejnicích a podle potřeby otevírají přístup k vybrané řadě. V praxi se můžete setkat také s označeními pojízdné regály, posuvné regály nebo mobilní policové regály. Princip zůstává stejný: místo trvale otevřených uliček mezi každou řadou vytváříte jednu nebo několik uliček podle aktuální potřeby.

Představte si například deset klasických regálových řad. Mezi nimi potřebujete několik přístupových uliček. U mobilního řešení se řady posunou k sobě a systém otevře uličku pouze mezi těmi dvěma, ke kterým právě potřebujete přístup.

Nejdražší metr archivu může být prázdná ulička

Při návrhu archivu se často řeší počet polic, jejich nosnost a rozměry pořadačů. Mnohem méně pozornosti se věnuje samotné podlahové ploše. Přitom právě ta rozhoduje o tom, kolik vás archiv ve skutečnosti stojí.

Pokud má firma například 80 m² vyhrazených pro dokumenty, neplatí pouze za prostor pod regály. Platí nájem, energie, údržbu a provoz také za všechny uličky mezi nimi. U klasických policových regálů jsou tyto uličky nezbytné. U mobilního systému většinu z nich nepotřebujete.

To přináší dvě možnosti:

• na stejné ploše zvýšíte kapacitu archivu,
• stejný objem dokumentů uložíte na menší ploše a uvolněný prostor využijete jinak.

Druhá možnost je vhodná zejména pro firmy a instituce, kde má každý metr čtvereční vysokou hodnotu. Pokud můžete místo dalšího archivu vytvořit kancelář, ambulanci, zasedací místnost nebo pracovní prostor, ekonomika celého řešení vypadá úplně jinak. Proto se u mobilních regálů nevyplatí porovnávat pouze jejich cenu. Důležitější je, kolik stojí prostor, který díky nim nemusíte zabírat.

Kolik místa dokážou mobilní regály ušetřit?

Neexistuje univerzální procento ani číslo. Výsledek ovlivňuje především počet a délka regálových řad, výška místnosti, rozměry skladovaných dokumentů, požadovaná šířka pracovní uličky, stavební omezení i počet lidí, kteří potřebují do archivu přistupovat současně.

Princip je ale jednoduchý. Čím více pevných uliček dnes mezi regály máte, tím větší potenciál úspory prostoru mobilní systém nabízí. Proto dává větší smysl, a zároveň to doporučujeme, začít zaměřením místnosti než výběrem konkrétního produktu z katalogu.

Dobrý návrh totiž nehledá způsob, jak do prostoru dostat co nejvíce regálů. Hledá způsob, jak z dostupných metrů čtverečních vytvořit co největší využitelnou skladovací kapacitu.

Jak velký rozdíl může správně navržený regálový systém udělat, ukazuje také náš projekt z Nitrianského kraje pro dodavatele autodílů. Na ploše 320 m² jsme navrhli patrový policový sklad s kapacitou 3 230 běžných metrů polic ve dvou podlažích. Nejde sice o mobilní archiv, ale princip je stejný: než začnete hledat větší prostory, vyplatí se prověřit, jakou další kapacitu dokáže nabídnout ten současný.

Pokud vám to umožňuje výška místnosti, alternativou nebo doplňkem mobilního systému mohou být také patrové policové sklady, které využívají prostor nejen do šířky, ale také do výšky.

Kde dávají mobilní regály největší smysl?

Mobilní systém se vyplatí především tam, kde organizace potřebuje uložit velké množství relativně kompaktních položek a zároveň nepotřebuje mít neustále otevřené všechny regálové uličky.

Úřady a veřejné instituce

Spisy, smlouvy, rozhodnutí, projektová dokumentace nebo historické záznamy mohou vytvořit stovky metrů archivních materiálů. Prostor přitom často nelze jednoduše rozšířit. Zejména v administrativních budovách proto dává smysl zvýšit kapacitu stávající místnosti místo hledání dalšího archivu.

U menších archivů ale nemusí být mobilní systém vždy nezbytný. Klasické policové regály mohou být vhodnou volbou tam, kde máte dostatek prostoru a potřebujete současný přístup k více regálovým řadám.

Nemocnice a zdravotnická zařízení

Nemocnice pracují nejen se zdravotnickou dokumentací, ale také s velkým množstvím administrativních materiálů a evidence. Při návrhu archivu zde hraje důležitou roli kapacita, snadná orientace i kontrola přístupu. Regálové řešení je proto potřeba navrhnout podle toho, kdo bude s dokumenty pracovat a jak často je bude potřebovat.

Účetní a auditorské firmy

Jeden klient nemusí znamenat mnoho papíru. Desítky nebo stovky klientů během několika let už ano. Pokud archiv postupně roste, firma často přidává další skříně a regály až do chvíle, kdy mezi nimi zůstává minimum prostoru. Archivní regály na míru umožňují pracovat s místností jako s jedním skladovacím systémem a využít její půdorys mnohem efektivněji.

Advokátní kanceláře

U právních spisů není důležitá pouze kapacita. Podstatná je také organizace, dostupnost a možnost kontrolovat přístup k dokumentům. Mobilní archiv může zároveň uvolnit hodnotnou kancelářskou plochu. To je zajímavé zejména v administrativních budovách nebo centrech měst, kde může mít další místnost výrazně vyšší hodnotu než samotný regálový systém.

Mechanické nebo elektrické mobilní regály?

Mobilní regály mohou fungovat mechanicky i elektricky. Vhodný způsob ovládání závisí především na velikosti archivu, hmotnosti sestavy, frekvenci používání a počtu lidí, kteří s archivem pracují. Jiné řešení proto může vyhovovat menšímu firemnímu archivu a jiné velké nemocnici nebo úřadu s častým provozem.

Mechanické pojízdné regály

U mechanicky ovládaných mobilních policových regálů uživatel posouvá regálové řady po kolejnicích ručně a otevře si uličku přesně tam, kde ji potřebuje. Takové řešení se hodí především do archivů, depozitářů nebo příručních skladů, kde není nutná vysoká frekvence přesouvání regálů.

Výhodou je jednoduché ovládání bez elektrického pohonu a zároveň výrazně efektivnější využití prostoru oproti klasickému uspořádání s pevnou uličkou mezi každou řadou.

Elektricky ovládané posuvné regály

U větších a těžších mobilních sestav může přesun zajišťovat elektromotor. Uživatel tak nemusí regálové řady posouvat ručně a ovládání je komfortnější zejména při častém provozu nebo vyšším zatížení systému.

Tento princip využíváme u elektricky poháněných mobilních paletových regálů, kde pohyb po kolejnicích zajišťuje elektromotor a bezpečný provoz doplňují senzory. Při návrhu archivu je proto potřeba způsob pohonu přizpůsobit velikosti sestavy, jejímu zatížení i tomu, jak často se budou regály během pracovního dne přesouvat.

Co je potřeba vyřešit ještě před návrhem mobilního archivu?

U mobilních regálů pracuje celý systém s prostorem, podlahou i pohybem uživatelů. Před návrhem proto potřebujete znát několik základních údajů.

1. Co budete skladovat?

Pořadače, archivní boxy, zdravotnickou dokumentaci nebo velkoformátové materiály? Rozměry uložených předmětů ovlivňují hloubku regálu i rozestupy jednotlivých polic. Zbytečně hluboká police zabírá prostor, který ve skutečnosti nemusíte využít.

2. Kolik materiálu máte dnes a jak rychle přibývá?

Navrhnout archiv přesně na dnešní kapacitu může znamenat, že za několik let budete řešit stejný problém znovu. Proto je potřeba počítat nejen současné pořadače a krabice, ale také tempo, jakým archiv roste. Rezerva na několik dalších let může výrazně ovlivnit velikost výsledné sestavy.

3. Jak často dokumenty vybíráte?

Archiv, do kterého někdo vstoupí pětkrát denně, potřebuje jiný režim než spisovna, kterou zaměstnanci používají každých několik minut. Čím vyšší je frekvence přístupu, tím důležitější je při návrhu myslet také na rychlost obsluhy.

4. Kolik lidí potřebuje v archivu pracovat současně?

To je jeden z nejdůležitějších údajů. Pokud dva pracovníci pravidelně potřebují pracovat v různých částech archivu současně, jedna pohyblivá ulička může způsobovat zbytečné čekání. Nejvyšší možná kapacita proto nemusí automaticky znamenat nejefektivnější řešení. Regály je potřeba přizpůsobit skutečnému fungování pracoviště.

5. Jaké zatížení unese podlaha?

Mobilní systém koncentruje velké množství dokumentů na relativně malé ploše. Při návrhu je proto potřeba zohlednit také konstrukci a nosnost podlahy. Tento bod je důležitý zejména u starších administrativních budov nebo archivů umístěných ve vyšších podlažích.

6. Co v místnosti nelze přemístit?

Dveře, sloupy, radiátory, elektroinstalace, vzduchotechnika nebo další technologie mohou ovlivnit uspořádání celé sestavy. Právě proto archivní regály na míru nezačínají výběrem rozměru z katalogu, ale zaměřením skutečného prostoru.

Kdy mobilní regály nemusí být správnou volbou?

Nejvyšší možná kapacita není vždy nejvyšší efektivita. Pokud v archivu pracuje více lidí současně a každý potřebuje okamžitý přístup k jiné řadě, klasické statické regály mohou fungovat lépe. Všechny uličky totiž zůstávají otevřené současně.

Mobilní regály dávají největší smysl tam, kde:

• je prostor drahý nebo omezený,
• potřebujete vysokou hustotu skladování,
• přístup k jednotlivým řadám probíhá postupně,
• chcete zvýšit kapacitu bez rozšiřování místnosti,
• potřebujete regály přizpůsobit konkrétnímu typu dokumentů.

Přeplněný archiv nemusí potřebovat větší místnost

Pokud police přibývají, uličky se zužují a další volná místnost není k dispozici, stěhování nemusí být prvním řešením. Možná nepotřebujete více prostoru. Možná potřebujete přestat skladovat prázdné uličky.

Mobilní regály dokážou koncentrovat velké množství dokumentů na menší ploše a zároveň zachovat přístup ke každé regálové řadě. Správný návrh však musí zohlednit nejen rozměry místnosti, ale také zatížení podlahy, způsob práce, frekvenci přístupu a budoucí růst archivu.

Pokud řešíte přeplněný archiv, pošlete nám rozměry prostoru a informace o tom, co v něm skladujete. Navrhneme regálové řešení, které bude dávat smysl vašemu provozu i dostupnému prostoru.

Časté otázky

Jaký je rozdíl mezi mobilními, pojízdnými a posuvnými regály?

V oblasti archivních systémů se pojmy mobilní regály, pojízdné regály a posuvné regály často používají pro stejný základní princip. Regálové řady se pohybují tak, aby systém minimalizoval počet trvale otevřených uliček.

Kolik prostoru mohou mobilní regály ušetřit?

Přesná úspora závisí na dispozici místnosti, počtu regálových řad a požadované šířce uliček. Největší potenciál mají prostory, ve kterých dnes velkou část půdorysu zabírají trvalé průchody mezi statickými regály.

Jsou mobilní regály vhodné pro archivaci dokumentů?

Ano. Mobilní policové regály se hodí pro pořadače, spisy, archivní boxy a další dokumenty. Vhodné jsou především pro úřady, zdravotnická zařízení, účetní společnosti, advokátní kanceláře a další organizace, které potřebují uložit velké množství dokumentace na omezené ploše.

Lze mobilní regály navrhnout podle konkrétní místnosti?

Ano. U projektového řešení lze rozměry sestavy, počet regálových řad, výšku a rozestupy polic i způsob vytváření přístupových uliček přizpůsobit konkrétnímu prostoru a způsobu používání archivu.

Požádat o zaměření a kalkulaci