Archivujete správně? Typy jak vést váš archiv systematicky!

V každém produktivním podniku musí existovat systém, díky kterému funguje vše tak jak má. Systém řízení, kvality ale i vedení administrativy a archivování vyžaduje preciznost a odpovědnost. Ať už jsou to účetní doklady nebo záznamy produkce, archivuje se skoro všechno a časem se toho nasbírá poměrně víc. Mnoho podniků nechává archivaci na posledním místě, což je jejich největší chyba.

Základního Kvalitní a stabilní regály

Základem každého archivu jsou regály, kde jsou uloženy všechny záznamy a dokumenty. Možná to znáte z vlastních zkušeností, ale většina archivů působí přeplněně, chaoticky a nestabilně. Regály praskají ve švech a je čas na další investici vražené do novějších a stabilních regálů.

Regálové sestavy dnes najdete v různých provedeních a dá se říci, že cenově dostupných řešeních. Preferované jsou zejména policové regály  vyrobeny z kvalitní oceli. Pokud chcete, aby vám regály sloužily co nejdéle, vybírejte takové, jejichž konstrukce je vyrobena z certifikované a odolné oceli odpovídající příslušným normám kvality.

  

Dokonalý přehled v každém období

Chcete-li mít v uložené dokumentací dokonalý přehled musíte si vytvořit jakýsi systém a dodržet tyto 3 pravidla:

- Vytvořit si systém který je jednoduchý (např. Podle charakteru nebo důležitosti dokumentů)

- Udržovat pořádek na regálech av prostoru archivu

- Investovat do kvalitnějších regálových sestav

 

Pokud bychom se měli zaměřit na praktickou stránku, dokumenty bychom měli ukládat zdola nahoru, což znamená, od nejnižšího roku po nejvyšší. Pokud budete mít dokumentaci odlišenou navíc barevně, vytvoříte si časem zažitý a jednoduchý systém ve kterém se budete orientovat rychleji a systematičtěji.

Základem jsou každopádně stabilní a kvalitní regály a systém, podle kterého se budete orientovat. Pokud hledáte kvalitní regály nebo regálové systémy za rozumné ceny, navštivte stránku regalsistem.cz , kde najdete vše na jednom místě.